1.Dokumen yang Dihasilkan Pekerja
Kantor
Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang
terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka
kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki
pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan
pekerjaan kantor.
Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;
1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:
Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;
1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:
- Sebagai alat komunikasi tertulis
- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu
diperlukan
- Sebagai alat bukti tertulis yang bersifat
otentik
- Menjadi suatu nilai historis
- Sebagai duta organisasi
- Sebagai dasar melakukan kegiatan
Untuk membuat surat yang baik, ada beberapa
hal yang harus diperhatikan, agar kelak hasilnya tidak mengecewakan dan
menghindari pemborosan kertas akibat berulang kali salah mencetak surat. Hal
yang harus diperhatikan adalah:
- Gunakan kertas yang baik,
dan sesuaikan ukurannya dengan kebutuhan perusahaan/institusi
- Surat dibuat lengkap dengan
bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
- Bahasa dibuat dengan baik,
jelas, ringkas, padat, sesuai dengan struktur Ejaan Bahasa Indonesia yang
baik dan benar.
- Gunakan Bahasa Indonesia
baku
2. Laporan
Selain surat, produk lain yang dihasilkan pada
pekerjaan kantor adalah laporan, laporan merupakan suatu bentuk penyampaian
informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Di dalam
laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan
pengolahaan data.
Laporan berfungsi sebagai berikut:
- Sebagai alat pertanggungjawaban
- Alat penyampaian informasi
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan
Untuk membuat suatu
laporan utuh yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh
pegawai administrasi kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat
laporan antara lain sebagai berikut:
- Jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan
objektivitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan
alamat tujuan yang tepat
- Disertai saran-saran
- Tepat waktu
3. Formulir
Dokumen ketiga yang paling sering dihasilkan
pada pekerjaan kantor setelah surat dan laporan adalah formulir. Formulir
adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya
terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain
yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
Pada pembuatan formulir yang baik, terdapat
beberapa hal yang harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain adalah:
- Formulir yang dibuat memiliki kegunaan yang
jelas
- Memperhatikan efektivitas dan efisiensi
formulir
- Standarisasi dalam pembuatan formulir
- Informasi dibuat secara rapi, logis dan mudah
digunakan
- Dibuat ringkas dan sederhana
- Setiap bagian yang membutuhkan penjelasan
diberikan ruang kosong yang cukup
- Judul yang tepat pada setiap formulir
- Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
- Mencantumkan nama organisasi untuk formulir
keluar kantor
- Dirancang sebaik mungkin
4. Berbagai Macam Dokumen
Tertulis
Selain surat, laporan, dan formulir, masih
banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor.
Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal,
peta, grafik, gambar, buku atau makalah.
5. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa
tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah
terjadi atau berkaitan dengan masal lalu yang disimpan menurut suatu cara
tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan lebih baik dan lebih
lama.
Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip
dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah
dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan
dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.
2. Ciri- ciri
Pekerja Kantor
Berbagai
pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.
Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.
Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.
 |
sumber: https://www.dkit.ie
|
3. Dilakukan Semua Pihak
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.
Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.
Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern.
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.
Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.
Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern.
3. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen
Pekerjaan
kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung
performa suatu kantor berjalan lancar.
Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.
 |
sumber
: http://www.elpozodeagua.com/
|
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and
Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
4. Bentuk- bentuk Organisasi Kantor
Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita
membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk
suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Hidup
berkelompok pada umumnya membutuhkan perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD
1945 pasal 28, berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan
apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.
Defenisi organisasi
menurut beberapa orang ahli antara lain adalah.
- Menurut G.R. Terry.
Organisasi adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga
hubungan satu dengan lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara
keseluruhan.
- Menurut Dr. S.P. Siagian
M.P. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan
antara dua orang atau lebih yang terikat dalam pencapaian tujuan yang
telah ditentukan yang di dalamnya terdapat pembagian yang disebut atasan
dan bawahan.
- Menurut Ernie dan
Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang atau
kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan
tujuannya tersebut melalui kerja sama.
Bentuk organisasi
pada suatu kantor umumnya memiliki kecendrungan yang sama yaitu
organisasi berbentuk garis/lini (line organization), garis/lini dan staf (line staff
organization), Fungsional (functional organization), Divisional, dan organisasi Matriks.
1. Organisasi Garis/lini (line Organization)
Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat otoriter.
Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:
- Tujuan organisasi masih
sederhana
- Jumlah karyawan masih
sedikit
- Pemimpin dan bawahan
hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
- Organisasi/perusahaan kecil
- Alat produksi belum terlalu
canggih dan beraneka ragam
- Spesialisasi belum banyak
dibutuhkan secara khusus
Kelebihan Organisasi Garis/Lini
- Atasan dan bawahan berada
dalam satu garis komando
- Rasa solidaritas seluruh
anggota organisasi tinggi
- Proses pengambilan keputusan
lebih cepat
- Disiplin tinggi
- Anggota organisasi lebih
menyadari tugas masing-masing
Kekurangan Organisasi
Garis/Lini
- Kepemimpinan otoriter
- Karyawan kurang berkembang
- Ketergantungan pada pimpinan
organisasi sangat tinggi
- Kurang fleksibel karena
kontrol pimpinan ketat
- Jarang memberi kesempatan
pada bawahan yang ingin naik pada jenjang pangkat berikutnya
2. Organisasi Garis/Lini dan
Staf (Line and Staff Organization)
Pada bentuk
organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai pembantu,
namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang
dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk
pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.
Ciri-ciri bentuk
organisasi lini dan staf diantaranya adalah:
- Organisasi besar dan
kompleks
- Daerah kerja yang luas
- Jumlah karyawan banyak
- Pemimpin dengan karyawan
tidak kenal terlalu dekat
- Hubungan kerja tidak
bersifat langsung
- Spesialisasi beragam
Kelebihan Organisasi Garis/Lini
dan Staf
- Pembagian tugas lebih jelas
- Kerja sama terkordinir
dengan baik
- Pengembangan bakat anggota
organisasi terjamin
- Fleksibel untuk diterapkan
- Pengambilan keputusan
diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang ahli di bidangnya
Kekurangan Organisasi
Garis/Lini dan Staf
- Tugas pokok sering
dinomorduakan
- Pengambilan keputusan
melalui beberapa tahap
- Dapat menimbulkan nepotisme
jika tidak terkontrol
- Menimbulkan persaingan tidak
sehat antar pejabat
- Rasa solidaritas pegawai
rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan
3. Organisasi Fungsional
(Funcional Organization)
Yang dimaksud
dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat
dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai
sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.
Organisasi
ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan, terutama dalam
hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat
yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk
kepanitiaan.
Organisasi
funsional memiliki ciri sebagai berikut:
- Organisasi kecil
- Adanya kelompok kerja staf
ahli
- Spesialisasi dalam
pelaksanaan tugas
- Target organisasi jelas dan
pasti
- Pengawasan ketat
Kelebihan Organisasi Fungsional
- Program terarah, jelas dan
cepat
- Diisi oleh para ahli dalam
bidangnya
- Kordinasi terjalin dengan
baik
- Anggaran, Pegawai, dan alat
tepat dan sesuai
- Kenaikan pangkat pejabat
cepat
- Pembagian kerja lebih
profesional
Kekurangan Organisasi
Fungsional
- Pejabat fungsional bingung
dalam mengikuti prosedur administrasi
- Banyak mengeluarkan biaya
tambahan
- Koordinasi dan inspeksi
sulit dilaksanakan
- Keputusan berada pada
pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat
4. Organisasi Divisional
Organisasi
divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat. Perusahaan
tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi kewenangannya
dalam pengambilan keputusan.
Dalam struktur
organisasi divisional, seorang manager divisi dapat mengembangkan strategi
untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi
lainnya.
Kelebihan Organisasi Divisional
- Divisi yang dibentuk
merupakan tempat melatih manajer muda
- Meningkatkan jumlah pusat
insiatif perusahaan
- Kebutuhan konsumen semakin
diperhatikan
- Memiliki fleksibilitas pada
struktur perusahaan
- Kesempatan berkarir lebih
terbuka
Kekurangan Organisasi
Divisional
- Koordinasi yang buruk antar
divisi
- Terjadi duplikasi
sumberrdaya lintas divisi
- Kurang kendali sumber daya
manajemen puncak
- Memungkinkan persaingan
antar divisi
- Komunikasi antar
spesialisasi menjadi turun
5. Organisasi Matriks
Struktur organisasi
matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini
merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun
organisasi matriks inilah yang paling kompleks.
Kebaikan Organisasi Matriks
- Penggunaan sumberdaya yang
lebih efektif
- Tujuan proyek menjadi lebih
jelas
- Banyak jalur untuk melakukan
komunikasi
- Pekerjaan dapat dipahami
lebih jelas
- Ketersediaan tenaga ahli
untuk seluruh divisi
- Pelebaran tugas-tugas bagi
para karyawan
Kelemahan Organisasi Matriks
- Mempunyai struktur yang
rumit
- Memungkinkan timbulnya
dualisme kepemimpinan
- Membutuhkan biaya yang
relatif tinggi
- Relatif sulit karena
terdapat kepentingan ganda
- Dapat menimbulkan konflik
antara dua matriks.
Sumber:
Dasar- Dasar komunikasi kantor
1.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi
merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa
komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang
dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi
dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat.
Dengan komunikasi
yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan, juga
ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa
saling menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan
produktifitas kerja karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.
Istilah komunikasi
berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi
menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.
- Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses
interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia.
- Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi
adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang
ke orang lain.
- Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi
adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
- Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau
lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula
berarti hubungan atau kontak.
- Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi
adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat
tujuan.
- Dalam Kamus Administrasi Perkantoran,
komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam
keterangan dari seseorang kepada orang lain.
 |
Komunikasi
|
Berdasarkan
beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita
yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan
saling pengertian.
2. Unsur-
unsur komunikasi
Komunikasi
merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun,
kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah,
atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya.
Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara
verbal maupun non verbal.
Komunikasi yang
buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide , sedangkan komunikasi
yang lancar sebaliknya akan memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak
lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.
1. Comunicator (penyampai)
Comunicator adalah
orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa
perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran
dikelas.
2. Communicate (pendengar)
Comunicate/komunikan
merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai.
Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang
mendengarkan guru menyampaikan materi.
3. Message (pesan)
Unsur berikutnya
adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan
oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan,
sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.
4. Media
Media atau alat
penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung
maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.
5. Feedback (respon)
Unsur terakhir
dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar
terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga
beragam diantaranya adalah.
- Zero Feedback, yaitu
pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti
oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa
yang disampaikan penyaji.
- Possitive Feedback, adalah
respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
- Neutral Feedback, adalah
respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun
menentang.
- Negative Feedback, merupakan
kebalikan dari neutral f
3. Faktor- Faktor Penghambat Komunikasi
1. Kurangnya Kecakapan
Penyampai yang
kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata,
gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar.
Walaupun pesan yang akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang
kurang menarik audiens tentu kurang respon dengannya. Adapun cara mengatasinya
si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil berbicara.
2. Ketepatan Sikap
Sikap yang tidak
tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang
efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap
meremehkan komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif,
(simpatik, memperhatikan dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal
yang baik.
3. Miskin Materi
Materi menjadi hal
penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan
audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail.
Mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak
menimba ilmu.
4. Kurang Sensistif
Selain harus
memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi
audiens, jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak
sesuai dengan daya nalar penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan
diri dan melihat sistem sosial yang ada di hadanpannya.
5. Kesalahan Bahasa
Bijak-bijaklah
menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan
salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu
wilayah dengan wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah
yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa resmi saja.
6. Jarak
Jarak antara
audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera
pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet,
speaker, dll.
7. Monoton
Komunikator yang
berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada
komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan
penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan
komunikan untuk mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih
efektif.
Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi
maka untuk mengatasi berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal
berikut ini.
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang
akan dituju. Pelajari apa yang dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang
jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele, jelaskan inti
permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang penting.
2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah
memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan
pesan secara lisan (oral) akan lebih efektif bila lokasi atau tempat
berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk yang teratur,
rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat
berlangsung tanpa gangguan yang berarti.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si
penerima pesan
Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan
dengan baik, agar menghasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar
umpan balik dapat berlangsung dengan cepat, maka komunikator dapat memilih
media apa yang akan digunakan.
4.Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Dalam
melakukan hubungan komunikasi hendaknya komunikator dapat memahami apa, mengapa
dan bagaimana sesuatu terjadi dengan menggunakan kecerdasan dan kepekaan.
Ketika komunikasi menjadi tidak efektif maka akan terjadi kesalahan dalam
berkomunikasi. Kesalahan ketika berkomunikasi dapat mencakup beberapa aspek
keterampilan komunikasi yang meliputi:
- Keterampilan berbicara
- Keterampilan mendengarkan
- Keterampilan membaca
- Keterampilan menulis
Keempat keterampilan tersebut harus dimiliki untuk menunjang
aktifitas komunikasi bagi siapapu yang membutuhkan proses komunikasi efektif
untuk mendukung kegiatan yang sedang dijalankannya seperti manajer perusahaan,
sekretaris, guru, pengacara, dan lain-lain.
Semua pekerjaan di dunia bisnis pada umumnya membutuhkan
kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaanya,
beberapa jenis pekerjaan membutuhkan keterampilan yang lebih besar daripada
pekerjaan lain. Seperti, salesman, humas, pengacara, jaksa, poitikus, diplomat,
entertainer, pengusaha, dan lain-lain.
Untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi hal yang dapat
dilakukan adalah sebagai berikut:
Menilai Diri Pribadi
Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang
berbeda-beda. Adakalanya seseorang terampil berbicara namun kurang terampil
menulis, lalu ada pula orang pintar menulis tapi kurang terampil berbicara
dengan baik.
Begitu pula dengan keterampilan membaca dan mendengarkan, yang
paling ideal adalah terampil dalam semua aspek keterampilan, baik berbicara,
mendengarkan, membaca, dan menulis. Coba anda renungkan keterampilan apa yang
anda kuasai dan tidak anda kuasai, kemudian perhatikan lagi cara Anda
berkomunikasi yang baik dan yang salah dari segi apa saja. Langkah berikutnya,
Anda pusatkan dan kembangkan keterampilan anda pada aspek keterampilan
komunikasi yang paling lemah.
Perbanyak praktik komunikasi
Orang yang ahli dalam berkomunikasi tidak mendapatkan
keterampilan itu secara tiba-tiba. Tapi mendapatkannya melalui praktik
berbicara secara terus menerus. Seperti Presiden pertama Indonesia Bapak
Soekarno, ia ahli berpidato dihadapan umum karena melakukannya secara teratur
dan terus menerus di depan umum.
Semakin sering seorang berbicara didepan umum, dia akan
memperoleh pengalaman dan mempelajari pengalaman tersebut guna meningkatkan
keterampilannya dalam berbicara. Sebagai contoh lain, seorang penulis puisi
yang sudah menulis puluhan puisi pasti akan berbeda (lebih baik) dari orang
yang baru menulis puisi.
Menentukan tujuan komunikasi dengan jelas
Ketika komunikasi berlangsung, seorang harus menentukan tujuan
yang hendak dicapai dengan jelas. Komunikator harus tahu bagaimana
mengkomunikasikan pesan dan tujuan yang akan disampaikan.
5.Estetika Dalam Berkomunikasi
Estetika adalah salah satu
cabang filsafat. Secara sederhana, estetika adalah ilmu yang membahas
keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa
merasakannya.
Begitu juga dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus menarik perhatian lawan berbicaranya, salah satunya dengan menampilkan estetika berbicara yang baik.
Estetika berbicara meliputi cara berpakaian, sikap badan, pandangan mata, gerak-gerik air muka, suara dan ucapan, dan ketegasan. Kita simak lebih lanjut pembahasan estetika tersebut berikut ini:
Begitu juga dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus menarik perhatian lawan berbicaranya, salah satunya dengan menampilkan estetika berbicara yang baik.
Estetika berbicara meliputi cara berpakaian, sikap badan, pandangan mata, gerak-gerik air muka, suara dan ucapan, dan ketegasan. Kita simak lebih lanjut pembahasan estetika tersebut berikut ini:
Pakaian
Pakaian yang bersih dan rapi akan menumbuhkan rasa percaya diri,
harga diri, dan menunjukkan kepribadian seseorang. Oelh karena itu, seseorang
yang akan berbicara di depan umum hendaknya memperhatikannya. Hal-hal yang
harus diperhatikan dalam berpakaian adalah sebagai berikut.
1. Pakaian yang dikenakan harus serasi. Serasi dalam arti
menyesuaikan pakaian dengan bentuk tubuh dan menyesuaikan warna pakaian dengan
warna kulit.
2. Menggunakan pakaian yang bersih dan rapi.
3. Memperhatikan perlengkapan pakaian, misalnya kancing baju, ikat
pinggang, kerah baju, atau dasi. Periksalah apakan perlengkapan tersebut
lengkap atau tidak guna menunjang penampilan.
4. Sesuaikan sepatu dan kaos kaki dengan warna celana.
Sikap
Badan
Sikap badan yang perlu diperhatikan komunikator ketika sedang
berkomunikasi agar komunikan merasa hormat adalah sebagai berikut.
1.
Sikap duduk. Sikap duduk yang
baik adalah terlebih dahulu berdiri di depan kursi, kemudian mundur sedikit
perlahan kebelakang hingga bagian kaki menyentuh kursi. Selanjutnya secara
perlahan duduklah di kursi. Badan, kepala hingga pinggang diusahakan tetap
tegak. Duduklah tanpa memegang sesuatu. Hindari duduk terlebih dahulu di depan
para komunikan dan sering melihat kebelakang.
2.
Sikap Berdiri, sikap berdiri
yang baik adalah tegak dan bertumpu pada kedua kaki. Aturlah posisi berdiri
dengan nyaman, kekmudian ambil nafas dalam-dalam, dada busungkan ke depan, bahu
ditarik kebelakang, dan kepala di tegakkan. Ketika berbicara, hendaknya tangan
digantungkan disisi bawah.
Pandangan
mata
Ketika berbicara di depan umum, hendaknya komunikator
mengedarkan pandangannya ke seluruh ruangan secara bergantian. Dengan
memberikan perhatian kepada seluruh komunikan akan menumbuhkan kewibawaan
seorang komunikator. Hindari untuk memandang satu orang saja atau satu tempat
saja. Hindari menundukkan kepala atau membuang muka karena hal itu tidak sopan
dan kurang menghargai komunikan.
Ekspresi
Ekspresi komunikator hendaknya mengikuti apa yang disampaikan.
Jika isi pembicaraannya sedih maka ekspresi wajah juga menunjukkan kesedihan.
Sebaliknya jika isi pembicaraanya merupakan kabar gembira maka usahakanlah
wajah menunjukkan kesan gembira.
Gunakanlah anggota tubuh untuk mendukung ekspresi ketika
berbicara. Penggunaan tangan akan membantu komunikator dalam menggambarkan isi
pembicaraan. Namun jika gerakan tangan itu dilakukan berlebihan justru akan
mengganggu komunikan dalam memahami isi pembicaraan. Jadi gunakanlah anggota
tubuh sewajrnya saja.
Gaya Berbicara
Setiap orang memiliki suara dan gaya berbicara yang berbeda dan
dapat menimbulkan daya tarik sendiri bagi pendengar. Gaya yang dipergunakan
juga bermacam-macam, tergantung situasi dan kondisi audiensnya. Berikut ini
bermacam gaya berbicara yang dapat dilakukan komunikator.
1.
Gaya Berbicara Dengan Gaya Bahasa, yaitu cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata,
ungkapan, atau hubungan suara.
2.
Gaya Berbicara Dengan Mimik, yaitu
cara berbicara dengan menggunakan gerak muka (wajah) si pembicara.
3.
Gaya Berbicara Dengan Pantomimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota
badan, seperti menggeleng kepala atau menganggukkan kepala.
4.
Gaya Berbicara Dengan Gerak Campuran, yaitu gaya berbicara dengan menggunakan mimik dan
pantomimik.
Ketegasan
Seorang komunikator hendaknya dapat bersikap tegas, tidak ragu
dalam menyampaikan materi yang dibawakannya. Sikap demikian akan menumbuhkan
kewibawaan, sehingga akan lebih dihargai oleh komunikan. Sebaliknya komunikator
yang ragu-ragu atau gugup akan kurang dihargai oleh komunikan.
6.Jenis- jenis komunikasi
Terdapat
jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis komunikasi
meliputi komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut jumlah,
komunikasi menurut tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung, dan
komunikasi internal.
Komunikasi Menurut Lawan Bicara
Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang
diajak berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:
- Komunikasi Pribadi,
merupakan komunikasi antar person, misalnya dua orang yang saling
berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
- Komunikasi Umum,
komunikasi umum meliputi satu orang kepada banyak orang, contohnya guru
kepada siswanya, ataupun banyak orang terhadap satu orang, contohnya hakim
kepada terdakwa.
Komunikasi Menurut Jumlah
Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai
berikut:
- Komunikasi
Perorangan,
- Komunikasi kelompok antar
badan dengan badan atau organisasi dengan organisasi
Komunikasi Menurut Tujuannya
Komunikasi menurut
tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan tujuan melakukan komunikasi.
Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai berikut:
- Memberi perintah atau
instruksi
- Nasehat
- Saran
- Berpidato
- Berundinl
- Musyawarah
- Pertemuan
- Wawancara
- dan lain sebagainya
Komunikasi Langsung dan Tidak
Langsung
- Komunikasi langsung, adalah
komunikasi yang dilakukan langsung bertatap muka tanpa melalui perantara,
contohnya penjual dan pembeli di pasar yang saling berhadapan.
- Komunikasi Tidak Langsugn, adalah
komunikasi yang dilakukan melalui perantaraan media penghubung seperti
telephone, surat, internet dan media lainnya.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal
adalah komunikasi yang dilakukan pada lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Komunikasi internal dapat dibagi menjadi berikut:
- Komunikasi Vertikal
(tegak), komunikasi vertikal adalah
komunikasi dari atasan pada bawahannya, maupun sebaliknya.
- Komunikasi Horizontal, adalah
komunikasi antara pegawai dengan pegawai lainnya pada level yang sama.
7.Keterampilan Mendengar Dalam Berkomunikasi
Teknik
komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber
informasi atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan
kepada (komunikan) penerima pesan. Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang
dapat mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang
diinginkan tersebut dapat tercapai.
Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif. Teknik komunikasi yang diperlukan pada saat menyampaikan suatu pesan adalah Keterampilan Berbicara, Keterampilan Mendengar, Keterampilan menulis, Keterampilan Membaca. Pada kesempatan ini kita akan mengulas sedikit mengenaiKeterampilan Mendengar.
Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra pendengaran telinga. Mendengar juga merupakan suatu keterampilan berbahasa. Mendengar secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini beberapa jenis mendengar secara aktif dan efektif:
Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif. Teknik komunikasi yang diperlukan pada saat menyampaikan suatu pesan adalah Keterampilan Berbicara, Keterampilan Mendengar, Keterampilan menulis, Keterampilan Membaca. Pada kesempatan ini kita akan mengulas sedikit mengenaiKeterampilan Mendengar.
Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra pendengaran telinga. Mendengar juga merupakan suatu keterampilan berbahasa. Mendengar secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini beberapa jenis mendengar secara aktif dan efektif:
- Mendengar evaluatif-
mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi
terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi
tersebut disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk
seperti penolakan, persetujuan, dan lain-lain.
- Mendengar proyektif, adalah
memproyeksikan diri pendengar ke alam pikiran pembicara merupakan cara
mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha memahami pandangan
pembicara dan memahami setiap arti kata sampai pembicaraan selesai.
 |
sumber: http://www.freepik.com/free-photo/listen
|
Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan
efektif antara lain sebagai berikut:
- Mendengar penuh konsentrasi
- Menangkap pesan-pesan yang
penting atau inti pembicaraannya
- Mencatat hal yang dirasakan
penting
Dengan melakukan
ketiga cara diatas keterampilan mendengar akan menjadi efektif, sehingga point
penting pada saat seseorang mendengar tidak akan terlewatkan. Karena beberapa
jenis pembicaraan ada yang tidak bisa terulang kembali.
Sekian dan terima gaji :v
Sumber:
http://www.anugerahdino.com/2014/08/materi-pelajaran-korespondensi-kelas-x.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Estetika
Sri Endang R. Sri Mulyani, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Erlangga
Drs. E. Juhana Wijaya, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Armico
Sri Endang R. Sri Mulyani, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Erlangga
Drs. E. Juhana Wijaya, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Armico
