<marquee>Dokumen Dokumentasi</marquee>

Dokumen Dokumentasi

Posted by : Yuuki Sabtu, 04 Maret 2017

1.Dokumen yang Dihasilkan Pekerja Kantor

Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan pekerjaan kantor.

Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;

1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:

Sebagai alat komunikasi tertulis
Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
Sebagai alat bukti tertulis yang bersifat otentik
Menjadi suatu nilai historis
Sebagai duta organisasi
Sebagai dasar melakukan kegiatan

Untuk membuat surat yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, agar kelak hasilnya tidak mengecewakan dan menghindari pemborosan kertas akibat berulang kali salah mencetak surat. Hal yang harus diperhatikan adalah:

Gunakan kertas yang baik, dan sesuaikan ukurannya dengan kebutuhan perusahaan/institusi
Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
Bahasa dibuat dengan baik, jelas, ringkas, padat, sesuai dengan struktur Ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Gunakan Bahasa Indonesia baku

dokumen yang dihasilkanp pekerjaan kantor

2. Laporan

Selain surat, produk lain yang dihasilkan pada pekerjaan kantor adalah laporan, laporan merupakan suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahaan data.

Laporan berfungsi sebagai berikut:

Sebagai alat pertanggungjawaban
Alat penyampaian informasi
Alat pengawasan
Bahan penilaian
Bahan pengambilan keputusan

Untuk membuat suatu laporan utuh yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pegawai administrasi kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat laporan antara lain sebagai berikut:

Jelas dan cermat
Mengandung kebenaran dan objektivitas
Lengkap
Tegas dan konsisten
Langsung mengenai sasaran
Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
Disertai saran-saran
Tepat waktu

3. Formulir

Dokumen ketiga yang paling sering dihasilkan pada pekerjaan kantor setelah surat dan laporan adalah formulir. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Pada pembuatan formulir yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain adalah:

Formulir yang dibuat memiliki kegunaan yang jelas
Memperhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
Standarisasi dalam pembuatan formulir
Informasi dibuat secara rapi, logis dan mudah digunakan
Dibuat ringkas dan sederhana
Setiap bagian yang membutuhkan penjelasan diberikan ruang kosong yang cukup
Judul yang tepat pada setiap formulir
Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
Mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
Dirancang sebaik mungkin

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, grafik, gambar, buku atau makalah.

5. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masal lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan lebih baik dan lebih lama.

Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

2. Ciri- ciri Pekerja Kantor

Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.

sumber: https://www.dkit.ie

3. Dilakukan Semua Pihak
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.

Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.

Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen

Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

ruang lingkup pekerjaan manajemen kantor

sumber : http://www.elpozodeagua.com/

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.

4. Bentuk- bentuk Organisasi Kantor

Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.

Defenisi organisasi menurut beberapa orang ahli antara lain adalah.

Menurut G.R. Terry. Organisasi adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga hubungan satu dengan lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara keseluruhan.
Menurut Dr. S.P. Siagian M.P. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang terikat dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang di dalamnya terdapat pembagian yang disebut atasan dan bawahan.
Menurut Ernie dan Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.

Bentuk organisasi pada suatu kantor umumnya memiliki kecendrungan yang sama yaitu organisasi berbentuk garis/lini (line organization), garis/lini dan staf (line staff organization), Fungsional (functional organization), Divisional, dan organisasi Matriks.

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEirUGL6jf00frVLHgtzVc67NPZK2SFKxHjt1uXclhcpGkyIUTY-3j_dmg6YGPYrGW05eOpR-86edKIaNuR9llWGLIbGd6zqethWCj6kTVLo4Xos2HJEnd_5Y-f-0pkNXCCkO0jCkDdwfqqr/s1600/memberhubtree.jpg

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)
Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat otoriter.

Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:

Tujuan organisasi masih sederhana
Jumlah karyawan masih sedikit
Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
Organisasi/perusahaan kecil
Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam
Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus

Kelebihan Organisasi Garis/Lini

Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando
Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi
Proses pengambilan keputusan lebih cepat
Disiplin tinggi
Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing

Kekurangan Organisasi Garis/Lini

Kepemimpinan otoriter
Karyawan kurang berkembang
Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi
Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat
Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

Organisasi besar dan kompleks
Daerah kerja yang luas
Jumlah karyawan banyak
Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat
Hubungan kerja tidak bersifat langsung
Spesialisasi beragam

Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf

Pembagian tugas lebih jelas
Kerja sama terkordinir dengan baik
Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin
Fleksibel untuk diterapkan
Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang ahli di bidangnya

Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf

Tugas pokok sering dinomorduakan
Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap
Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol
Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat
Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)

Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.

Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan, terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:

Organisasi kecil
Adanya kelompok kerja staf ahli
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
Target organisasi jelas dan pasti
Pengawasan ketat

Kelebihan Organisasi Fungsional

Program terarah, jelas dan cepat
Diisi oleh para ahli dalam bidangnya
Kordinasi terjalin dengan baik
Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai
Kenaikan pangkat pejabat cepat
Pembagian kerja lebih profesional

Kekurangan Organisasi Fungsional

Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
Banyak mengeluarkan biaya tambahan
Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan
Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat

4. Organisasi Divisional

Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat. Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi kewenangannya dalam pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional

Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda
Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan
Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan
Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan
Kesempatan berkarir lebih terbuka

Kekurangan Organisasi Divisional

Koordinasi yang buruk antar divisi
Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi
Kurang kendali sumber daya manajemen puncak
Memungkinkan persaingan antar divisi
Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks.

Kebaikan Organisasi Matriks