Dasar- Dasar Komunikasi Kantor

Posted by : Yuuki Sabtu, 04 Maret 2017

Dasar- Dasar komunikasi kantor

1. Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat.

Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan, juga ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa saling menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan produktifitas kerja karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia.
Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.
Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak.
Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.

Komunikasi

Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

2. Unsur- unsur komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.

1. Comunicator (penyampai)

Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.

2. Communicate (pendengar)

Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.

3. Message (pesan)

Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media

Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)

Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.

Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.
Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.
Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral f

3. Faktor- Faktor Penghambat Komunikasi

1. Kurangnya Kecakapan

Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata, gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang respon dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil berbicara.

2. Ketepatan Sikap

Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.

3. Miskin Materi

Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif

Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens, jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa

Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa resmi saja.

6. Jarak

Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton

Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang akan dituju. Pelajari apa yang dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele, jelaskan inti permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan pesan secara lisan (oral) akan lebih efektif bila lokasi atau tempat berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk yang teratur, rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan

Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik, agar menghasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar umpan balik dapat berlangsung dengan cepat, maka komunikator dapat memilih media apa yang akan digunakan.

4.Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Dalam melakukan hubungan komunikasi hendaknya komunikator dapat memahami apa, mengapa dan bagaimana sesuatu terjadi dengan menggunakan kecerdasan dan kepekaan. Ketika komunikasi menjadi tidak efektif maka akan terjadi kesalahan dalam berkomunikasi. Kesalahan ketika berkomunikasi dapat mencakup beberapa aspek keterampilan komunikasi yang meliputi:

Keterampilan berbicara
Keterampilan mendengarkan
Keterampilan membaca
Keterampilan menulis

Keempat keterampilan tersebut harus dimiliki untuk menunjang aktifitas komunikasi bagi siapapu yang membutuhkan proses komunikasi efektif untuk mendukung kegiatan yang sedang dijalankannya seperti manajer perusahaan, sekretaris, guru, pengacara, dan lain-lain.

Semua pekerjaan di dunia bisnis pada umumnya membutuhkan kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaanya, beberapa jenis pekerjaan membutuhkan keterampilan yang lebih besar daripada pekerjaan lain. Seperti, salesman, humas, pengacara, jaksa, poitikus, diplomat, entertainer, pengusaha, dan lain-lain.

Untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

Menilai Diri Pribadi

Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang berbeda-beda. Adakalanya seseorang terampil berbicara namun kurang terampil menulis, lalu ada pula orang pintar menulis tapi kurang terampil berbicara dengan baik.

Begitu pula dengan keterampilan membaca dan mendengarkan, yang paling ideal adalah terampil dalam semua aspek keterampilan, baik berbicara, mendengarkan, membaca, dan menulis. Coba anda renungkan keterampilan apa yang anda kuasai dan tidak anda kuasai, kemudian perhatikan lagi cara Anda berkomunikasi yang baik dan yang salah dari segi apa saja. Langkah berikutnya, Anda pusatkan dan kembangkan keterampilan anda pada aspek keterampilan komunikasi yang paling lemah.

Perbanyak praktik komunikasi

Orang yang ahli dalam berkomunikasi tidak mendapatkan keterampilan itu secara tiba-tiba. Tapi mendapatkannya melalui praktik berbicara secara terus menerus. Seperti Presiden pertama Indonesia Bapak Soekarno, ia ahli berpidato dihadapan umum karena melakukannya secara teratur dan terus menerus di depan umum.

Semakin sering seorang berbicara didepan umum, dia akan memperoleh pengalaman dan mempelajari pengalaman tersebut guna meningkatkan keterampilannya dalam berbicara. Sebagai contoh lain, seorang penulis puisi yang sudah menulis puluhan puisi pasti akan berbeda (lebih baik) dari orang yang baru menulis puisi.

Menentukan tujuan komunikasi dengan jelas

Ketika komunikasi berlangsung, seorang harus menentukan tujuan yang hendak dicapai dengan jelas. Komunikator harus tahu bagaimana mengkomunikasikan pesan dan tujuan yang akan disampaikan.

5.Estetika Dalam Berkomunikasi

Estetika adalah salah satu cabang filsafat. Secara sederhana, estetika adalah ilmu yang membahas keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa merasakannya.

Begitu juga dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus menarik perhatian lawan berbicaranya, salah satunya dengan menampilkan estetika berbicara yang baik.

Estetika berbicara meliputi cara berpakaian, sikap badan, pandangan mata, gerak-gerik air muka, suara dan ucapan, dan ketegasan. Kita simak lebih lanjut pembahasan estetika tersebut berikut ini:

Pakaian

Pakaian yang bersih dan rapi akan menumbuhkan rasa percaya diri, harga diri, dan menunjukkan kepribadian seseorang. Oelh karena itu, seseorang yang akan berbicara di depan umum hendaknya memperhatikannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam berpakaian adalah sebagai berikut.

1. Pakaian yang dikenakan harus serasi. Serasi dalam arti menyesuaikan pakaian dengan bentuk tubuh dan menyesuaikan warna pakaian dengan warna kulit.

2. Menggunakan pakaian yang bersih dan rapi.

3. Memperhatikan perlengkapan pakaian, misalnya kancing baju, ikat pinggang, kerah baju, atau dasi. Periksalah apakan perlengkapan tersebut lengkap atau tidak guna menunjang penampilan.

4. Sesuaikan sepatu dan kaos kaki dengan warna celana.

Sikap Badan

Sikap badan yang perlu diperhatikan komunikator ketika sedang berkomunikasi agar komunikan merasa hormat adalah sebagai berikut.

1. Sikap duduk. Sikap duduk yang baik adalah terlebih dahulu berdiri di depan kursi, kemudian mundur sedikit perlahan kebelakang hingga bagian kaki menyentuh kursi. Selanjutnya secara perlahan duduklah di kursi. Badan, kepala hingga pinggang diusahakan tetap tegak. Duduklah tanpa memegang sesuatu. Hindari duduk terlebih dahulu di depan para komunikan dan sering melihat kebelakang.

2. Sikap Berdiri, sikap berdiri yang baik adalah tegak dan bertumpu pada kedua kaki. Aturlah posisi berdiri dengan nyaman, kekmudian ambil nafas dalam-dalam, dada busungkan ke depan, bahu ditarik kebelakang, dan kepala di tegakkan. Ketika berbicara, hendaknya tangan digantungkan disisi bawah.

Pandangan mata

Ketika berbicara di depan umum, hendaknya komunikator mengedarkan pandangannya ke seluruh ruangan secara bergantian. Dengan memberikan perhatian kepada seluruh komunikan akan menumbuhkan kewibawaan seorang komunikator. Hindari untuk memandang satu orang saja atau satu tempat saja. Hindari menundukkan kepala atau membuang muka karena hal itu tidak sopan dan kurang menghargai komunikan.

Ekspresi

Ekspresi komunikator hendaknya mengikuti apa yang disampaikan. Jika isi pembicaraannya sedih maka ekspresi wajah juga menunjukkan kesedihan. Sebaliknya jika isi pembicaraanya merupakan kabar gembira maka usahakanlah wajah menunjukkan kesan gembira.

Gunakanlah anggota tubuh untuk mendukung ekspresi ketika berbicara. Penggunaan tangan akan membantu komunikator dalam menggambarkan isi pembicaraan. Namun jika gerakan tangan itu dilakukan berlebihan justru akan mengganggu komunikan dalam memahami isi pembicaraan. Jadi gunakanlah anggota tubuh sewajrnya saja.

Gaya Berbicara

Setiap orang memiliki suara dan gaya berbicara yang berbeda dan dapat menimbulkan daya tarik sendiri bagi pendengar. Gaya yang dipergunakan juga bermacam-macam, tergantung situasi dan kondisi audiensnya. Berikut ini bermacam gaya berbicara yang dapat dilakukan komunikator.

1. Gaya Berbicara Dengan Gaya Bahasa, yaitu cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata, ungkapan, atau hubungan suara.

2. Gaya Berbicara Dengan Mimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak muka (wajah) si pembicara.

3. Gaya Berbicara Dengan Pantomimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota badan, seperti menggeleng kepala atau menganggukkan kepala.

4. Gaya Berbicara Dengan Gerak Campuran, yaitu gaya berbicara dengan menggunakan mimik dan pantomimik.

Ketegasan

Seorang komunikator hendaknya dapat bersikap tegas, tidak ragu dalam menyampaikan materi yang dibawakannya. Sikap demikian akan menumbuhkan kewibawaan, sehingga akan lebih dihargai oleh komunikan. Sebaliknya komunikator yang ragu-ragu atau gugup akan kurang dihargai oleh komunikan.

6.Jenis- jenis komunikasi

Terdapat jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis komunikasi meliputi komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut jumlah, komunikasi menurut tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung, dan komunikasi internal.

Komunikasi Menurut Lawan Bicara

Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:

Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya dua orang yang saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada banyak orang, contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak orang terhadap satu orang, contohnya hakim kepada terdakwa.

Komunikasi Menurut Jumlah

Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:

Komunikasi Perorangan,
Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan organisasi

Komunikasi Menurut Tujuannya

Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan tujuan melakukan komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai berikut:

Memberi perintah atau instruksi
Nasehat
Saran
Berpidato
Berundinl
Musyawarah
Pertemuan
Wawancara
dan lain sebagainya

Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung

Komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan langsung bertatap muka tanpa melalui perantara, contohnya penjual dan pembeli di pasar yang saling berhadapan.
Komunikasi Tidak Langsugn, adalah komunikasi yang dilakukan melalui perantaraan media penghubung seperti telephone, surat, internet dan media lainnya.

Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan pada lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. Komunikasi internal dapat dibagi menjadi berikut:

Komunikasi Vertikal (tegak), komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atasan pada bawahannya, maupun sebaliknya.
Komunikasi Horizontal, adalah komunikasi antara pegawai dengan pegawai lainnya pada level yang sama.

7.Keterampilan Mendengar Dalam Berkomunikasi

Teknik komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber informasi atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan kepada (komunikan) penerima pesan. Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai.

Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif. Teknik komunikasi yang diperlukan pada saat menyampaikan suatu pesan adalah Keterampilan Berbicara, Keterampilan Mendengar, Keterampilan menulis, Keterampilan Membaca. Pada kesempatan ini kita akan mengulas sedikit mengenaiKeterampilan Mendengar.

Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra pendengaran telinga. Mendengar juga merupakan suatu keterampilan berbahasa. Mendengar secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini beberapa jenis mendengar secara aktif dan efektif:

Mendengar evaluatif- mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi tersebut disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk seperti penolakan, persetujuan, dan lain-lain.
Mendengar proyektif, adalah memproyeksikan diri pendengar ke alam pikiran pembicara merupakan cara mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha memahami pandangan pembicara dan memahami setiap arti kata sampai pembicaraan selesai.

sumber: http://www.freepik.com/free-photo/listen

Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan efektif antara lain sebagai berikut:

Mendengar penuh konsentrasi
Menangkap pesan-pesan yang penting atau inti pembicaraannya
Mencatat hal yang dirasakan penting

Dengan melakukan ketiga cara diatas keterampilan mendengar akan menjadi efektif, sehingga point penting pada saat seseorang mendengar tidak akan terlewatkan. Karena beberapa jenis pembicaraan ada yang tidak bisa terulang kembali.

Sekian dan terima gaji :v

Sumber:

http://www.anugerahdino.com/2014/08/materi-pelajaran-korespondensi-kelas-x.html

http://www.anugerahdino.com/2014/10/estetika-dalam-berkomunikasi.html

http://www.anugerahdino.com/2014/08/dasar-dasar-komunikasi-kantor.html

http://www.anugerahdino.com/2014/05/unsur-unsur-komunikasi.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/04/faktor-faktor-penghambat-komunikasi.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/cara-mengatasi-hambatan-berkomunikasi.html

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/cara-meningkatkan-keterampilan.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Estetika
Sri Endang R. Sri Mulyani, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Erlangga
Drs. E. Juhana Wijaya, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Armico

http://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-komunikasi.html

http://www.anugerahdino.com/2014/09/keterampilan-mendengar-dalam.html