Popular Post

Archive for 2017

Dokumen Dokumentasi

By : Yuuki
          1.Dokumen yang Dihasilkan Pekerja Kantor

Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan pekerjaan kantor.

Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;

1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:


  1. Sebagai alat komunikasi tertulis
  2. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
  3. Sebagai alat bukti tertulis yang bersifat otentik
  4. Menjadi suatu nilai historis
  5. Sebagai duta organisasi
  6. Sebagai dasar melakukan kegiatan
Untuk membuat surat yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, agar kelak hasilnya tidak mengecewakan dan menghindari pemborosan kertas akibat berulang kali salah mencetak surat. Hal yang harus diperhatikan adalah:
  1. Gunakan kertas yang baik, dan sesuaikan ukurannya dengan kebutuhan perusahaan/institusi
  2. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
  3. Bahasa dibuat dengan baik, jelas, ringkas, padat, sesuai dengan struktur Ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
  4. Gunakan Bahasa Indonesia baku
dokumen yang dihasilkanp pekerjaan kantor

2. Laporan
Selain surat, produk lain yang dihasilkan pada pekerjaan kantor adalah laporan, laporan merupakan suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahaan data.

Laporan berfungsi sebagai berikut:
  1. Sebagai alat pertanggungjawaban
  2. Alat penyampaian informasi
  3. Alat pengawasan
  4. Bahan penilaian
  5. Bahan pengambilan keputusan
Untuk membuat suatu laporan utuh yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pegawai administrasi kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat laporan antara lain sebagai berikut:
  1. Jelas dan cermat
  2. Mengandung kebenaran dan objektivitas
  3. Lengkap
  4. Tegas dan konsisten
  5. Langsung mengenai sasaran
  6. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
  7. Disertai saran-saran
  8. Tepat waktu
3. Formulir
Dokumen ketiga yang paling sering dihasilkan pada pekerjaan kantor setelah surat dan laporan adalah formulir. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Pada pembuatan formulir yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain adalah:
  1. Formulir yang dibuat memiliki kegunaan yang jelas
  2. Memperhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
  3. Standarisasi dalam pembuatan formulir
  4. Informasi dibuat secara rapi, logis dan mudah digunakan
  5. Dibuat ringkas dan sederhana
  6. Setiap bagian yang membutuhkan penjelasan diberikan ruang kosong yang cukup
  7. Judul yang tepat pada setiap formulir
  8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
  9. Mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
  10. Dirancang sebaik mungkin

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis
Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, grafik, gambar, buku atau makalah.

5. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masal lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan lebih baik dan lebih lama.

Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

          2.     Ciri- ciri Pekerja Kantor
Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama, ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni
 bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam mencapai tujuan organisasi.
 G.R. Terry menuebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.

pekerjaan kantor
sumber: https://www.dkit.ie
3.    Dilakukan Semua Pihak
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.

Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.

Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang punggung bagi organisasi modern.

3.  Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen
Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Dalam menempatkan pegawai di bidang pekerjaan tersebut haruslah dipilih orang yang benar-benar cakap dan kompeten dalam bidangnya. Lalu apa sajakah ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran tersebut?.

Menurut
 Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa
 Belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.

Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat (mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu (reception service).

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

ruang lingkup pekerjaan manajemen kantor
sumber : http://www.elpozodeagua.com/

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
4. Bentuk- bentuk Organisasi Kantor
Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.

Defenisi organisasi menurut beberapa orang ahli antara lain adalah.
  • Menurut G.R. Terry. Organisasi adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga hubungan satu dengan lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara keseluruhan.
  • Menurut Dr. S.P. Siagian M.P. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang terikat dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang di dalamnya terdapat pembagian yang disebut atasan dan bawahan.
  • Menurut Ernie dan Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.
Bentuk organisasi pada suatu  kantor umumnya memiliki kecendrungan yang sama yaitu organisasi berbentuk garis/lini (line organization), garis/lini dan staf (line staff organization), Fungsional (functional organization),  Divisional, dan organisasi Matriks.

https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEirUGL6jf00frVLHgtzVc67NPZK2SFKxHjt1uXclhcpGkyIUTY-3j_dmg6YGPYrGW05eOpR-86edKIaNuR9llWGLIbGd6zqethWCj6kTVLo4Xos2HJEnd_5Y-f-0pkNXCCkO0jCkDdwfqqr/s1600/memberhubtree.jpg

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)

Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat otoriter.

Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:


  • Tujuan organisasi masih sederhana
  • Jumlah karyawan masih sedikit
  • Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
  • Organisasi/perusahaan kecil
  • Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam
  • Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus
Kelebihan Organisasi Garis/Lini
  1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando
  2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi
  3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat
  4. Disiplin tinggi
  5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing
Kekurangan Organisasi Garis/Lini
  1. Kepemimpinan otoriter
  2. Karyawan kurang berkembang
  3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi
  4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat
  5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

  • Organisasi besar dan kompleks
  • Daerah kerja yang luas
  • Jumlah karyawan banyak
  • Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat
  • Hubungan kerja tidak bersifat langsung
  • Spesialisasi beragam
Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf
  1. Pembagian tugas lebih jelas
  2. Kerja sama terkordinir dengan baik
  3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin
  4. Fleksibel untuk diterapkan
  5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang ahli di bidangnya
Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf
  1. Tugas pokok sering dinomorduakan
  2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap
  3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol
  4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat
  5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)
Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.

 Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan, terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:
  • Organisasi kecil
  • Adanya kelompok kerja staf ahli
  • Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
  • Target organisasi jelas dan pasti
  • Pengawasan ketat
Kelebihan Organisasi Fungsional
  1. Program terarah, jelas dan cepat
  2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya
  3. Kordinasi terjalin dengan baik
  4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai
  5. Kenaikan pangkat pejabat cepat
  6. Pembagian kerja lebih profesional
Kekurangan Organisasi Fungsional
  1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
  2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan
  3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan
  4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat

4. Organisasi Divisional
Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat. Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi kewenangannya dalam pengambilan keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional
  1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda
  2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan
  3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan
  4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan
  5. Kesempatan berkarir lebih terbuka
Kekurangan Organisasi Divisional
  1. Koordinasi yang buruk antar divisi
  2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi
  3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak
  4. Memungkinkan persaingan antar divisi
  5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks. 

Kebaikan Organisasi Matriks
  1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif
  2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas
  3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
  4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas
  5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi
  6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan Organisasi Matriks
  1. Mempunyai struktur yang rumit
  2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
  3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi
  4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda
  5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.


Sumber:
 http://www.anugerahdino.com/2014/09/ruang-lingkup-pekerjaan-manajemen.html

Dasar- Dasar Komunikasi Kantor

By : Yuuki
Dasar- Dasar komunikasi  kantor

1.      Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain. Komunikasi membuat seseorang dapat mengembangkan keterampilan berbicara untuk dapat bersosialisasi dilingkungan tempat kerja, rumah, bahkan sampai di masyarakat.

Dengan komunikasi yang santun, budi bahasa yang baik, senyum yang ikhlas, ramah dan sopan, juga ringan dalam mengucapkan terima kasih dan permohonan maaf, akan mewujudkan rasa saling menghormati dan kerja sama yang semakin erat, sehingga meningkatkan produktifitas kerja karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi/perusahaan.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.
  1. Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia.
  2. Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang dari seseorang ke orang lain.
  3. Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.
  4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak.
  5. Dalam Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah suatu proses penyampaian ide dari sumber berita ke suatu tempat tujuan.
  6. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung bermacam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
pengertian komunikasi
Komunikasi
Berdasarkan beberapa pengertian komunikasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/pesa/berita yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.

2.     Unsur- unsur komunikasi
Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.

1. Comunicator (penyampai)
Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.

2. Communicate (pendengar)
Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.

unsur komunikasi3. Message (pesan)
Unsur berikutnya  adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media
Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)
Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.
  • Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.
  • Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
  • Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.
  • Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral f

3. Faktor- Faktor Penghambat Komunikasi
1. Kurangnya Kecakapan
Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata, gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang respon dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil berbicara.
faktor penghambat komunikasi
2. Ketepatan Sikap
Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.

3. Miskin Materi
Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif
Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens, jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa
Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa resmi saja.

6. Jarak 
Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton
Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Tentukanlah maksud dan tujuan komunikasi, serta komunikan yang akan dituju. Pelajari apa yang dikehendaki oleh komunikan, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele, jelaskan inti permasalahan yang penting, tekankan dan telaah ulang inti-inti yang penting.

2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Komunikasi harus berupaya dapat membuat komunikan lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Komunikator yang menyampaikan pesan secara lisan (oral) akan lebih efektif bila lokasi atau tempat berkomunikasi dalam situasi yang nyaman dan tenang, tempat duduk yang teratur, rapi, ruangan yang sejuk, dan lain-lain sehingga penyampaian pesan dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.

cara mengatasi hambatan berkomunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi harus direncanakan dengan baik, agar menghasilkan umpan balik dari komunikan sesuai harapan. Agar umpan balik dapat berlangsung dengan cepat, maka komunikator dapat memilih media apa yang akan digunakan.

4.Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi



Dalam melakukan hubungan komunikasi hendaknya komunikator dapat memahami apa, mengapa dan bagaimana sesuatu terjadi dengan menggunakan kecerdasan dan kepekaan. Ketika komunikasi menjadi tidak efektif maka akan terjadi kesalahan dalam berkomunikasi. Kesalahan ketika berkomunikasi dapat mencakup beberapa aspek keterampilan komunikasi yang meliputi:


  • Keterampilan berbicara
  • Keterampilan mendengarkan
  • Keterampilan membaca
  • Keterampilan menulis
Keempat keterampilan tersebut harus dimiliki untuk menunjang aktifitas komunikasi bagi siapapu yang membutuhkan proses komunikasi efektif untuk mendukung kegiatan yang sedang dijalankannya seperti manajer perusahaan, sekretaris, guru, pengacara, dan lain-lain. 


Semua pekerjaan di dunia bisnis pada umumnya membutuhkan kemampuan berkomunikasi secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaanya, beberapa jenis pekerjaan membutuhkan keterampilan yang lebih besar daripada pekerjaan lain. Seperti, salesman, humas, pengacara, jaksa, poitikus, diplomat, entertainer, pengusaha, dan lain-lain.

Untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
communication skill

Menilai Diri Pribadi
Setiap orang mempunyai keterampilan berkomunikasi yang berbeda-beda. Adakalanya seseorang terampil berbicara namun kurang terampil menulis, lalu ada pula orang pintar menulis tapi kurang terampil berbicara dengan baik.

Begitu pula dengan keterampilan membaca dan mendengarkan, yang paling ideal adalah terampil dalam semua aspek keterampilan, baik berbicara, mendengarkan, membaca, dan menulis. Coba anda renungkan keterampilan apa yang anda kuasai dan tidak anda kuasai, kemudian perhatikan lagi cara Anda berkomunikasi yang baik dan yang salah dari segi apa saja. Langkah berikutnya, Anda pusatkan dan kembangkan keterampilan anda pada aspek keterampilan komunikasi yang paling lemah.

Perbanyak praktik komunikasi
Orang yang ahli dalam berkomunikasi tidak mendapatkan keterampilan itu secara tiba-tiba. Tapi mendapatkannya melalui praktik berbicara secara terus menerus. Seperti Presiden pertama Indonesia Bapak Soekarno, ia ahli berpidato dihadapan umum karena melakukannya secara teratur dan terus menerus di depan umum.

Semakin sering seorang berbicara didepan umum, dia akan memperoleh pengalaman dan mempelajari pengalaman tersebut guna meningkatkan keterampilannya dalam berbicara. Sebagai contoh lain, seorang penulis puisi yang sudah menulis puluhan puisi pasti akan berbeda (lebih baik) dari orang yang baru menulis puisi.

Menentukan tujuan komunikasi dengan jelas
Ketika komunikasi berlangsung, seorang harus menentukan tujuan yang hendak dicapai dengan jelas. Komunikator harus tahu bagaimana mengkomunikasikan pesan dan tujuan yang akan disampaikan.

5.Estetika Dalam Berkomunikasi
Estetika adalah salah satu cabang filsafat. Secara sederhana, estetika adalah ilmu yang membahas keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa merasakannya.

Begitu juga dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus menarik perhatian lawan berbicaranya, salah satunya dengan menampilkan estetika berbicara yang baik.

Estetika berbicara meliputi cara berpakaian, sikap badan, pandangan mata, gerak-gerik air muka, suara dan ucapan, dan ketegasan. Kita simak lebih lanjut pembahasan estetika tersebut berikut ini:


Pakaian

Pakaian yang bersih dan rapi akan menumbuhkan rasa percaya diri, harga diri, dan menunjukkan kepribadian seseorang. Oelh karena itu, seseorang yang akan berbicara di depan umum hendaknya memperhatikannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam berpakaian adalah sebagai berikut.
1.       Pakaian yang dikenakan harus serasi. Serasi dalam arti menyesuaikan pakaian dengan bentuk tubuh dan menyesuaikan warna pakaian dengan warna kulit.
2.       Menggunakan pakaian yang bersih dan rapi.
3.       Memperhatikan perlengkapan pakaian, misalnya kancing baju, ikat pinggang, kerah baju, atau dasi. Periksalah apakan perlengkapan tersebut lengkap atau tidak guna menunjang penampilan.
4.       Sesuaikan sepatu dan kaos kaki dengan warna celana.
estetika berkomunikasi

Sikap Badan

Sikap badan yang perlu diperhatikan komunikator ketika sedang berkomunikasi agar komunikan merasa hormat adalah sebagai berikut.
1.       Sikap duduk. Sikap duduk yang baik adalah terlebih dahulu berdiri di depan kursi, kemudian mundur sedikit perlahan kebelakang hingga bagian kaki menyentuh kursi. Selanjutnya secara perlahan duduklah di kursi. Badan, kepala hingga pinggang diusahakan tetap tegak. Duduklah tanpa memegang sesuatu. Hindari duduk terlebih dahulu di depan para komunikan dan sering melihat kebelakang.
2.       Sikap Berdiri, sikap berdiri yang baik adalah tegak dan bertumpu pada kedua kaki. Aturlah posisi berdiri dengan nyaman, kekmudian ambil nafas dalam-dalam, dada busungkan ke depan, bahu ditarik kebelakang, dan kepala di tegakkan. Ketika berbicara, hendaknya tangan digantungkan disisi bawah.

Pandangan mata

Ketika berbicara di depan umum, hendaknya komunikator mengedarkan pandangannya ke seluruh ruangan secara bergantian. Dengan memberikan perhatian kepada seluruh komunikan akan menumbuhkan kewibawaan seorang komunikator. Hindari untuk memandang satu orang saja atau satu tempat saja. Hindari menundukkan kepala atau membuang muka karena hal itu tidak sopan dan kurang menghargai komunikan.

Ekspresi

Ekspresi komunikator hendaknya mengikuti apa yang disampaikan. Jika isi pembicaraannya sedih maka ekspresi wajah juga menunjukkan kesedihan. Sebaliknya jika isi pembicaraanya merupakan kabar gembira maka usahakanlah wajah menunjukkan kesan gembira. 

Gunakanlah anggota tubuh untuk mendukung ekspresi ketika berbicara. Penggunaan tangan akan membantu komunikator dalam menggambarkan isi pembicaraan. Namun jika gerakan tangan itu dilakukan berlebihan justru akan mengganggu komunikan dalam memahami isi pembicaraan. Jadi gunakanlah anggota tubuh sewajrnya saja.

Gaya Berbicara

Setiap orang memiliki suara dan gaya berbicara yang berbeda dan dapat menimbulkan daya tarik sendiri bagi pendengar. Gaya yang dipergunakan juga bermacam-macam, tergantung situasi dan kondisi audiensnya. Berikut ini bermacam gaya berbicara yang dapat dilakukan komunikator.
1.       Gaya Berbicara Dengan Gaya Bahasa, yaitu cara berbicara dengan menggunakan pilihan kata, ungkapan, atau hubungan suara.
2.       Gaya Berbicara Dengan Mimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak muka (wajah) si pembicara.
3.       Gaya Berbicara Dengan Pantomimik, yaitu cara berbicara dengan menggunakan gerak anggota badan, seperti menggeleng kepala atau menganggukkan kepala.
4.       Gaya Berbicara Dengan Gerak Campuran, yaitu gaya berbicara dengan menggunakan mimik dan pantomimik.

Ketegasan

Seorang komunikator hendaknya dapat bersikap tegas, tidak ragu dalam menyampaikan materi yang dibawakannya. Sikap demikian akan menumbuhkan kewibawaan, sehingga akan lebih dihargai oleh komunikan. Sebaliknya komunikator yang ragu-ragu atau gugup akan kurang dihargai oleh komunikan.

6.Jenis- jenis komunikasi
Terdapat jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis komunikasi meliputi komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut jumlah, komunikasi menurut tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung, dan komunikasi internal.
                  
Komunikasi Menurut Lawan Bicara
Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:
  • Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya dua orang yang saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
  • Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada banyak orang, contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak orang terhadap satu orang, contohnya hakim kepada terdakwa.
Komunikasi Menurut Jumlah
Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:


  • Komunikasi Perorangan, 
  • Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan organisasi
berbagai jenis komunikasi

Komunikasi Menurut Tujuannya
Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan tujuan melakukan komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai berikut:
  • Memberi perintah atau instruksi
  • Nasehat
  • Saran
  • Berpidato
  • Berundinl
  • Musyawarah
  • Pertemuan
  • Wawancara
  • dan lain sebagainya
Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung
  • Komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan langsung bertatap muka tanpa melalui perantara, contohnya penjual dan pembeli di pasar yang saling berhadapan.
  • Komunikasi Tidak Langsugn,  adalah komunikasi yang dilakukan melalui perantaraan media penghubung seperti telephone, surat, internet dan media lainnya.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan pada lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. Komunikasi internal dapat dibagi menjadi berikut:
  • Komunikasi Vertikal (tegak), komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atasan pada bawahannya, maupun sebaliknya. 
  • Komunikasi Horizontal, adalah komunikasi antara pegawai dengan pegawai lainnya pada level yang sama.



7.Keterampilan Mendengar Dalam Berkomunikasi

Teknik komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber informasi atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan kepada (komunikan) penerima pesan. Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai.

Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif. Teknik komunikasi yang diperlukan pada saat menyampaikan suatu pesan adalah Keterampilan Berbicara, Keterampilan Mendengar, Keterampilan menulis, Keterampilan Membaca.
 Pada kesempatan ini kita akan mengulas sedikit mengenaiKeterampilan Mendengar.


Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra pendengaran telinga. Mendengar juga merupakan suatu keterampilan berbahasa. Mendengar secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini beberapa jenis mendengar secara aktif dan efektif:


  1. Mendengar evaluatif- mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi tersebut disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk seperti penolakan, persetujuan, dan lain-lain.
  2. Mendengar proyektif, adalah memproyeksikan diri pendengar ke alam pikiran pembicara merupakan cara mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha memahami pandangan pembicara dan memahami setiap arti kata sampai pembicaraan selesai.
keterampilan mendengar
sumber: http://www.freepik.com/free-photo/listen
Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan efektif antara lain sebagai berikut:
  • Mendengar penuh konsentrasi
  • Menangkap pesan-pesan yang penting atau inti pembicaraannya
  • Mencatat hal yang dirasakan penting
Dengan melakukan ketiga cara diatas keterampilan mendengar akan menjadi efektif, sehingga point penting pada saat seseorang mendengar tidak akan terlewatkan. Karena beberapa jenis pembicaraan ada yang tidak bisa terulang kembali.



Sekian dan terima gaji :v
Sumber:
http://www.anugerahdino.com/2014/08/materi-pelajaran-korespondensi-kelas-x.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Estetika
Sri Endang R. Sri Mulyani, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Erlangga
Drs. E. Juhana Wijaya, Bekerjasama dengan kolega dan Pelanggan, Armico

- Copyright © Newbie - Date A Live - Powered by Blogger - Designed by Johanes Djogan -